Personnel (compétence de février 2008 à décembre 2012)

Vu l’importance relative des frais de personnel dans le budget communal (près de la moitié des dépenses), cette compétence a été confiée à l’échevin des finances, vu la situation budgétaire serrée.

Une des mesures prises par le Collège a été de demander des justifications précises lors de tout engagement, même dans les cas de remplacement.

Comme dans les sociétés privées, la Gestion des Ressources Humaines a pris une importance grandissante, comme en témoigne notamment l’obligation nouvelle pour les communes d’avoir un Responsable GRH; il est parfois difficile de trouver du personnel adéquat pour la fonction recherchée, ce qui a amené la commune à participer à des bourses d’emploi, à y diffuser un film promotionnel sur les emplois communaux, à diffuser largement les offres d’emploi et à faire de très nombreux tests et interviews.

    1. Statutarisation : le principe du travail dans la fonction publique est un statut, qui requiert notamment un exemen formel et un bilinguisme, pas souvent présent dans les candidatures, ce qui entraîne l’engagement de nombreux contractuels; avec le temps, beaucoup d’entre eux passent leur examen linguisitique et il convient dès lors d’organiser des examens de recrutement et de promotion, ce qui a été fait ces dernières années; des difficultés peuvent apparaître quand les postes pour lesquels ces examens sont organisés sont occupés par des ‘agents contractuels subventionnées’, les statutaires ne pouvant être subventionnés…
    2. le progrès social passe aussi par l’octroi d’avantages nouveaux, qui suivent ceux du privé : chèques repas, extension de l’assurance hospitalisation, et fêtes personnel… qui ont dû être limitées aux enfants du personnel pour des raisons budgétaires.
    3. L’accueil des nouveaux membres du personnel a été organisé sur 2 jours, tous les 6 mois, permettant ainsi aux nouveaux d’être informés de manière complète identique sur le fonctionnement de l’administration; d’autre part, l’accent a été mis aussi sur les formations, avec un plan de formation pour chaque agent

Prévention et Protection du Travail (compétence d’un collègue mais collaboration)

  1. il a d’abord fallu procéder à une réelle mise en route fonctionnelle du service interne;
  2. ensuite, l’extension du service s’est poursuivie sur base d’un travail en commun concernant maintenant tant le personnel communal que celui du CPAS et les enseignants;
  3. enfin, une chaîne opérationnelle a été mise en place pour permettre la réalisation des remèdes aux problèmes identifiés par le service.

Projet de réorganisation administrative :

  • L’idée de base est le constat que l’organisation actuelle dépend des services mis en place au fur et à mesure, que la communication peut être améliorée pour un  meilleur service au citoyen et qu’il convient de partir des ‘clients’ demandeurs, qui peuvent être le citoyen (pour un passeport par exemple), le politique (pour organiser Evere en fête par exemple) ou encore un autre membre du personnel (pour comptabiliser ses congés).
  • La réalisation de ces principes passerait par: l’organisation de départements plus grands pour structurer les demandes et les traiter de manière coordonnée; l’écriture des processus de traitement des demandes avec suivi informatique; la  mise en place de comptoirs d’information.
  • un travail de consultance a été demandé successivement à plusieurs firmes et la mise en place des premières mesures est en cours:

– un guichet électronique pour l’obtention de documents type comme la carte de stationnement ou une composition de ménage;

– des bureaux avancés pour les loisirs et les travaux, qui permettront de traiter les dossiers simples et de fournir un maximum d’informations;

– la rédaction de processus de travail ouvrant à la polyvalence du personnel.

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